+7 (499) 350-83-27
Москва и Моск. обл.
+7 (812) 309-74-39
Санкт-Петербург и Лен. обл.
8 (800) 333-45-16 доб. 947
Бесплатно по всей РФ
Аренда автомобиля или компенсация за использование автомобиля у сотрудника

Аренда автомобиля или компенсация за использование автомобиля у сотрудника

Юридическая консультация

Получите квалифицированную помощь прямо сейчас!
Наши адвокаты проконсультируют вас по любым вопросам вне очереди.

В своей практике работодатели берут в аренду автомобиль у своих сотрудников, так как для них такой подход выгоднее, чем покупка нового авто. Законом предусмотрено, что за использование транспортных средств физических лиц в рабочих целях полагается компенсация. Это возмещение заключается в выплате средств за износ, топливо парковку.

Как оформить аренду автомобиля своего сотрудника?

компенсация за аренду автомобиля у сотрудника 

Существует несколько схем, позволяющих арендовать транспортное средство у сотрудника. Мы рассмотрим самые распространенные способы оформления сделки. Также необходимо будет затронуть тему НДФЛ, ведь доходы граждан облагаются налогом. Какой же способ окажется наиболее предпочтительным и наименее затратным для сторон, попробуем разобраться.

Законодательное подтверждение

Ст. 188 ТК предусматривает обязанность работодателя компенсировать расходы сотрудника, который использует личное авто для выполнения служебных обязанностей. ГК закрепляет условия договора аренды транспортных средств. Ст. 632 — 641 ГК РФ рассматривает вопрос аренды с экипажем, а ст. 642 — 649 ГК – без экипажа.

Способы, посредством которых может быть арендовано авто у сотрудника

Работником может быть предоставлено авто для выполнения задач работодателя на таких основаниях:

  • ссуда;
  • компенсация за износ личного авто;
  • аренда.

Есть еще два варианта – передача авто в безвозмездное пользование, лизинг.

Аренда автомобиля или компенсация за использование личного автомобиля, какой вариант предпочтительней?

компенсация за аренду автомобиля у сотрудника ндфл Каждый из выше перечисленных способов имеет свои достоинства и недостатки. Для того чтоб понять каким вариантом воспользоваться, нужно знать особенности каждого из них.

Вариант первый – ссуда. Он предполагает заключение между организацией и сотрудником договора безвозмездной эксплуатации авто. В таком порядке транспортное средство переходит на баланс предприятия и числится как арендованное имущество. При этом право собственности сохраняется за сотрудником. Эта возможность закреплена в ст. 689 ГК.

В таком варианте фирма получает возможность учета расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ), затрат по текущему и капитальному ремонту. Более того покрываются расходы могут на оплату технического обслуживания и страхования, мойки и парковки. По факту расходы учитываются точно так же, как и по собственным авто компании. Точно также проводится и документальное оформление расходов. Вместе с договором ссуды нужно будет оформлять накладные на ГСМ, путевые листы, страховые бумаги.

Но есть в этом варианте и недостатки. Он наименее выгоден и организации, и работнику. Ссуда – порядок безвозмездной передачи прав. В таком случае организации придется включить стоимость аренды в графу внереализованные доходы. Это требование из пункта 8 статьи 250 НК РФ.

При расчете дохода нужно обратить внимание на рыночную стоимость аренды аналогичного имущества. Главный риск заключается в том, что точно просчитать размер дохода и, а значит и вывести НДФЛ невозможно. Сотрудник такой вариант невыгоден тем, что он не получит средств за аренду. Фактически он может претендовать только на компенсацию автомобильных расходов.

Внимание! Вариант выплаты компенсации может быть использован, если ее размеры не выходят за рамки норм, установленных Постановлением Правительства № 92 от 08.02.2002. Как показывает практика, уложиться в предложенные нормативы бывает крайне сложно, что толкает работодателя на подписание договора аренды с сотрудником.

Преимущества ссуды:

  • учет всех расходов на транспортное средство, без всяких ограничений.

Минусы:

  • уплата НДФЛ по договору;
  • риск доначисления налога на прибыль;
  • необходимость оформления дополнительного договора;
  • отсутствие возможности выплаты дополнительного вознаграждения сотруднику;
  • оформление кадровой документации на управление ТС.

Вариант второй – компенсация. Этот способ отличается простотой оформления. В этом случае не потребуется заключать дополнительных договоров. Тут можно обойтись служебной запиской и приказом по предприятию. Кроме того закон не ограничивает сумму расходов за износ авто, но предусмотрены ограничения для компенсационных выплат (за аренду).

Итак, в случае использования легкового авто, в налоговых расходах предусматривается ограниченная нормативами сумма компенсации. Такое правило должны соблюдать компании, использующие упрощенное налогообложение, а также общую систему (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК). Большинство компаний, для того чтоб избежать перерасчета разницы, устанавливают максимальный размер возмещения расходов на амортизацию, что учесть компенсационные расходы.

Постановление Правительства № 92, что от 8 февраля 2002 г. утверждает такие нормативы:

  • для легковых авто с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно — 1200 руб.;
  • для машин, объем двигателя, которых больше 2000 куб. см. — 1200 руб.;
  • для мотоциклов — 600 руб.

Обратите внимание! Нормативы установлены только для мотоциклов, легковых транспортных средств. Следовательно, законом не ограничиваются размеры компенсационных выплат по эксплуатации грузовых авто. Но схема приемлема для компаний, находящихся на общей системе налогообложения.

Упрощенщики находятся в менее выгодном положении. Их закон ограничивает в возмещении компенсации за грузовой автомобиль. В отличие от предприятий на ОСНО упрощенщики работают с закрытым перечнем расходов. А пп. 12 пункта 1 статьи 346.16 НК разрешено учитывать только компенсацию за мотоциклы и легковые транспортные средства.

Плюсы компенсации:

  • отсутствие необходимости заключения дополнительных договоров;
  • возможность оформления дополнительного вознаграждения;
  • отсутствие надобности издания кадрового документа;
  • не облагается НДФЛ и иными налогами.

Минусы компенсации:

  • ограниченный размер компенсации за аренду;
  • споры с учетом расходов на техосмотр, ремонт, ГСМ;
  • риски признания выплат по НДФЛ и другим налогам.

Вариант третий – аренда. Сразу стоит отметить, что если у работодателя возникла необходимость компенсации износа авто, а также вознаграждения сотруднику, то ему предпочтительней будет использовать вариант аренды. При оформлении ссуды максимум, что можно будет сделать, так это включить под отчет деньги на топливо. Порядок оформления договора аренды регулируется ст. 633, 643 ГК.

В таком случае удастся учесть расходы на ГСМ и ремонт, страховку и техосмотр. Но есть важное условие: в договор аренды должен быть внесен пункт, что ремонтные расходы (с уточнением типа — текущий, капитальный), техобслуживанию, страхованию несет арендатор.

Обратите внимание! Если сотрудник использует свое личное транспортное средство в служебных целях, то нужно заключать договор аренды без экипажа (это ст. 642 ГК РФ). А уже передавать в аренду машину с экипажем может только лицо, которое оформило с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ).

При этом законодательство не мешает закреплять арендованный автомобиль за собственником (сотрудником). Для этого нужно создать соответствующий приказ по предприятию. Но опять-таки, есть нюансы. В таком положении существует риск начисления дополнительных страховых налогов, так как договор может быть переквалифицирован в аренду транспортного средства с экипажем.

Плюсы аренды:

  • возмещение неограниченных затрат;
  • дополнительная компенсация для водителя.

Минусы аренды:

  • необходимость оформления дополнительного договора;
  • оформление кадровых документов на управление транспортом;
  • вознаграждение подлежит обложению НДФЛ;
  • риск добавления страховых выплат, когда собственник управляет автомобилем.

Акция до 31 ОКТЯБРЯ! Бесплатная консультация юриста по социальным вопросам!

☎ для Москвы и МО: 8 (499) 350-83-27

☎ для Санкт-Петербурга и ЛО: 8 (812) 309-74-39

☎ для регионов России: 8 (800) 333-45-16 доб. 947

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных.